Hotline 0800 5426832

Was ist GoBD

Das Schreiben von Rechnungen in Tabellenkalkulationsprogrammen wie z.B. Excel ist verboten.

Seit dem 14. November 2014 definiert das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Seit dem 01. Januar 2015 sind die Richtlinien verbindlich anzuwenden.

neue GoBD zum 01. Januar 2015

Mit der Verschärfung der Richtlinie zur ordnungsmäßigen Buchführung in den neuen GoBD zum 01. Januar 2015 werden nun auch Vor- und Nebensysteme von der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfasst. Unter der Bezeichnung elektronische Vorsysteme versteht man beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Zeiterfassung, Kassenlösungen und andere. Es kommt hierbei nicht auf die Bezeichnung des Systems an, sondern auf die Relevanz ob steuerlich relevante Geschäftsvorfälle, Belege (Kassen- oder Rechnungsbelege) und Dateien (Datev, PDF, etc.) erfasst und bereitgestellt werden können.

erforderliche Verfahrensdokumentation

Mit dem GoBD rückt verstärkt die erforderliche Verfahrensdokumentation in den Brennpunkt der steuerlichen Überprüfung durch den Betriebsprüfer. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten und Belegen in Unternehmen erfüllt sind.

Zudem ob die Anforderung aus dem HGB und der Abgabenverordnung einzuhalten. Denn bedenken Sie, als Steuerpflichtiger und Nutzer der einer Software sind Sie allein für die Einhaltung der GoBD verantwortlich und haftbar.

Die Verantwortung

Die Verantwortung erlischt auch bei einer Auslagerung der Buchführung an fremde Dritte (Steuerberater, Rechenzentrum, u.a.) nicht! Um digitale Daten vor Manipulationen zu schützen sind Maßnahmen zur Absicherung des Ihres IT-Systems erforderlich, die sich auf die Anwendersoftware als auch auf die Netzwerk- und Systemeinrichtung des Anwenders beziehen.

So ist für einen GoBD-konformen Einsatz von Software auch immer folgende Voraussetzungen erforderlich:

• Stellen Sie über die Benutzerverwaltung sicher, dass nur berechtige Personen Zugang zum Programm erhalten
• Vergeben Sie den Benutzern nur die Rechte die er benötigt
• Im Idealfall haben maximal nur zwei Benutzer Administrationsrechte
• Die Datenbank liegt in einem geschützten Bereich im Netzwerk
• Der Zugriff auf das Datenbankverzeichnis wird nur berechtigten Benutzern erlaubt

Ebenfalls wichtig: Alle Daten und elektronischen Dokumente sind so aufzubewahren, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist. Hierunter fällt auch die Datensicherung (Backup), falls ein System ausfällt oder irreparabel beschädigt wird.

Als IT Systemhaus helfen wir Ihnen bei der Umsetzung dieser Auflagen. Mit unserer Software „TopKontor Handwerk“ sind Sie gerüstet für die Zukunft und haben zudem noch eine Lösung die ihre Büroarbeit kinderleicht macht.

fragen?

Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder benötigen Sie eine Beratung zu Ihrer IT Infrastruktur stehen wir Ihnen gerne zu Ihrer Verfügung.
Telefon: 0800 5426832