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ecoDMS

Archivsystem, ecoDMS? Was ist das?

Mit dem ecoDMS Archivsystem können Sie plattformunabhängigen alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Wie bei der TopKontor Handwerk liegen alle Daten bei Ihnen und nicht auf fremden Servern.

Die Dokumente

Alle Dokumente werden einfach über die TopKontor Handwerk API Schnittstelle archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Ihre Daten sind sicher!

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Den ecoDMS Client und die Plugins können Sie dann auf beliebig vielen anderen Computern installieren. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

Arbeiten wo Sie es möchten

Der ecoDMS Server ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten & Vorteile mit ecoDMS:

•Automatische Archivierung aller Dokumente der TopKontor Handwerk z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Reparaturaufträge uvm.
•Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien ◦z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Kontoauszüge, uvm.
•Plattformunabhängiges Client-Server-System
•Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
•Intelligente Suchfunktionen ◦z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
•Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
•Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
•Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
•Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
•Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
•Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
•Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
•Versionsverwaltung
•Revisionskonforme Historie
•Komfortable Funktion für Backup & Restore
•Modernes Container-Speichersystem
•Zeitlich unbeschränkte Lizenz
•Keine Dokumentenbegrenzung
•Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
•Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
•Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS

ecoDMS Version 16.09 (eleanor)